Was ist ein PIM-System? Definition Produkt Informations Management System

Christian Born

– 21. Januar 2015

Der Leitgedanke hinter PIM-Systemen ist es, Produktinformationen in einer Datenbank medienneutral zu hinterlegen, so dass sie einmal eingegeben, angereichert und mehrfach in verschiedensten Formen in verschiedene Medien ausgegeben werden können – vom ERP-System über das Shop-System bis zum Print-Katalog.


In der Regel werden PIM-Systeme als Ergänzung und Erweiterung zu Warenwirtschafts- bzw. ERP-Systemen eingesetzt, um die Daten aus diesen vorwiegend für Verwaltungszwecke entwickelten Systemen besser für verschiedene Kommunikationszwecke und -systeme anreichern und verwenden zu können. Schließlich werden an eine Endkunden-Kommunikation ganz andere Anforderungen gestellt als an die Datenhaltung einer Warenwirtschaft, denn dort sind eher Artikelnummern, interne Kürzel oder Logistikinformationen wichtig.

Darüber hinaus werden PIM-Systeme zur Zusammenführung von Daten aus verschiedenen EDV-Plattformen eingesetzt. So liegen viele Informationen in einer Organisation oft über verschiedene Teileinheiten hinweg verstreut vor. Die Buchhaltung hat andere Daten und Formate als der Einkauf, die Entwicklung oder der Vertrieb. Ein PIM-System kann helfen, diese Daten zusammenzuführen und Abteilungs-übergreifend nutzbar zu machen. So werden PIM-Systeme oft auch mit Online-Shops oder Systemen wie Microsoft Sharepoint zur Vereinheitlichung der Datenhaltung verwendet.

Der Schlüssel zum Verständnis: Vereinfachung der Produktdaten-Haltung

Der Schlüssel zum Verständnis eines PIM-Systems, dessen Nutzen und Anwendungsfelds dürfte der Begriff „Produkt-Stammdaten“ sein. Produkte sind die Lebensgrundlage eines jeden Unternehmens. An den Produkt-Stammdaten hängen viele Vermarktungs-, Verkaufs-, Verwaltungs- und Logistik-Prozesse. Von einer effizienten Pflege, einheitlichen Basis und flexiblen Einsetzbarkeit der Produkt-Stammdaten kann jedes Unternehmen profitieren. PIM-Systeme sorgen also unter dem Strich dafür, Produktinformation effizienter zu handhaben und damit die Prozesszeiten sowie die Kosten für die Medienerstellung und -pflege zu senken. Daher lohnt es sich, ein PIM-System einzusetzen, auch wenn damit über die bestehenden Kanäle und Plattformen hinweg eine zusätzliche Plattform implementiert werden muss.

Was bringt ein PIM-System, welche Anforderungen muss es erfüllen?

  • Ein PIM-System muss Produktdaten verschiedenster Art verwalten und speichern können, von der EAN-Nummer bis zum Video
  • Die Datenhaltung muss medienneutral möglich sein (1 x eingeben, mehrfach oder verschieden ausgeben)
  • Die Datenausgabe sollte für Online- und Printmedien möglich sein (!), auch Kataloge, Datenblätter
  • Übersetzungen sollten einfach möglich sein
  • Die Schnittstellen sollten bidirektional sein, d. h. ein Datenaustausch sollte in beide Richtungen erfolgen können

PIM-System: Unterschied und Abgrenzung zu PDM, PRM, CMP, MAM, DMS &Co.

Der Begriff PIM-System hat sich erst in den letzten Jahren etabliert, daher existiert noch immer eine Fülle ähnlicher Begriffe, die hier erläutert werden sollen:

PIM vs. PDM (Produkt Daten Management)

Der Begriff PIM ist nicht zu verwechseln mit dem Begriff PDM, obwohl er bei oberflächlicher Betrachtung dasselbe zu bedeuten scheint. Tatsächlich aber stammt der Begriff eher aus dem Produkt-Engineering-Bereich und kommt aus dem EDM (Engineering Data Management). PDM bezeichnet also das Management sämtlicher relevanten Produktdaten für das Engineering und die Fertigung eines Produkts, hat eher etwas mit CAD-Daten (Computer Aided Design) für die Produktentwicklung und weniger etwas mit den klassischen „Produktdaten“ zu tun, wie man Sie für Datenblätter, Betriebshandbücher sowie die Kundenkommunikation und Warenwirtschaft benötigt.

PIM vs. PRM (Product Ressource Management)

Der Begriff PRM wurde in der Vergangenheit manchmal synonym zu PIM verwendet. Der Begriff entstammt dem ERP-System-Umfeld und ähnelt daher dem Begriff Enterprise Resource Management. Im Rahmen des Enterprise Resource Management bezeichnet die Formulierung PRM also das Product Resource Management. Im Vergleich zu einem PIM geht die Art der zu betrachtenden Ressourcen geht dabei aber über den Informations-Charakter weit hinaus. Das PRM kümmernt sich also auch um Techniken, um Kollaboration, Workflow, Business Prozesse und andere Fragen rund um Produkt-Management.

PIM vs. MAM (Media Asset Management)

Zwischen diesem Begriff und dem PIM-Begriff gibt es durchaus Überschneidungen, aber auch klare Unterschiede. Media Asset Management Systeme sollen Medien und Medien-Bausteine effizient verwalten, ob Bilder, Videos, Präsentationen, Grafiken bis hin zu ganzen Broschüren, Infomedien, Produktmedien usw. Genau hier besteht aber der Unterschied zu einem PIM-System. Während das Media Asset allgemein gedacht ist, also auch Image-Medien oder z. B. auch Fotos für PR-Zwecke und Investor Relations enthält, setzt ein PIM-System einzig und allein an den Produkten an. Die Datensätze werden den Produkten klar zugeordnet, die Produktdaten für verschiedene Kanäle optimal aufbereitet und angereichert. Obwohl beide Bereiche Berührungspunkte miteinander haben, sollte man jedoch die Begriffe nicht miteinander vermischen. Das Media Asset setzt beim Medien-Management an, das PIM ganz klar beim Produkt und Produkt-Management.

PIM vs. CMP (Cross Media Publishing)

Cross Media beschreibt die Verbreitung bestimmter Inhalte im Rahmen von verschiedenen Medien und Kommunikationskanälen (Online, Print, Radio, TV). Da auch einem PIM-System der Gedanke einer Ausgabe in verschiedene Medien/Kanäle zugrundeliegt (Online-Shop, Print-Katalog, Datenblatt), gibt es auch hier scheinbar inhaltliche Überschneidungen. Dennoch haben beide Bereiche wenig miteinander zu tun. Bei einem PIM-System geht es um die Effizienz und Konsistenz der Datenhaltung für Produkte – beim CMP geht es um die Bedienung verschiedenster Kanäle, und dafür müssen Medien oft sehr aufwendig und inkonsistent erstellt werden, z. B. unterscheidet sich die Darstellung in einem Print-Katalog extrem von einem Radio-Spot. Man sollte also bei einem PIM immer den Aspekt der Informationsaufbereitung und Datenkonsistenz im Blick haben, wohingegen es beim Cross Media immer um den Aspekt der werblichen Kommunikationsverbreitung geht – das eine hat mit Datenhandling zu tun, das andere mit Media-Schaltung im Marketing-Mix.

PIM vs. DMS (Dokumenten Management System)

Wie der Name sagt, verwaltet das DMS eher fertige Dokumente sowie Datensätze und sorgt via Suchfunktion für deren rasche Auffindbarkeit. Beim PIM-System ist der Ansatz ganz anders. Hier geht es nicht um die Verwaltung fertiger Dokumente, sondern die Generierung fertiger Datensätze zu den vielfältigsten Produkten – das effiziente und richtige Zusammentragen von Informationen zu fertigen Datensätzen.

PIM vs. CMS (Content Management System)

Ein Content Management System wird zur Verwaltung und zum Arrangement des Contents von Internetseiten eingesetzt. Texte, Bilder, Videos und andere Elemente können somit in Webseiten verwaltet und die Webseite selbst mit einem CMS ständig gepflegt, aktualisiert und erweitert werden, ohne dass man dafür einen Web-Programmierer oder eine Webagentur bräuchte. Geht es beim CMS also um die Webseiten-Pflege, geht es bei einem PIM um die Produktdaten-Pflege. Diese können dann webseitig z. B. in eine Shopseite einfließen.

Christian Born